英語の電話会議で私が必ず守る3つのルール
こんにちは、Keyです。
海外で仕事をしている方はもちろん、日本で勤務していても
英語による電話会議の機会は多いのではないでしょうか。
そんな中で、英語の電話会議バッチこい！という人はなかなか少数だと思います。
私も、慣れないうちはかなりの恐怖を感じていました。
しかし何度も何度も失敗しているうちに、最低限、成功させるために必要なことが身につき
なんとかこなすせるようになったと思います。
今日は、私が沢山失敗した中で身につけた、英語の電話会議で大切にしている
3つのルールをご紹介します。
■目次
■ルール①：アジェンダとゴールは事前に送る
電話会議で、躓かないための一番重要なルール。
それは、本来討議したいことから脱線しないこと、だと私は考えています。
つまり、その会議で「何を成し遂げたいのか（ゴール設定）」を明確にし
「そのために今日は、何を、どういう順番で、どれくらい話すのか（アジェンダ）」を
必ず切り、合意形成を行なうことが重要です。
これは電話会議に限らず、また英語日本語関係ないのですが
語学ハンディがあり、かつ相手の表情も見えない中で行なう電話会議ではより重要です。
これを怠ると何がおこるのか？
まず、こっちで「これを話したい！」「これを聞きたい！」と思っていても
相手は違うことを考えている場合、話が頭から噛合わないリスクが高くなります。
例えば、「今日は商品の仕様のことを話したいのだけど」と切り出した場合。
先方は、「いや、仕様は置いといて、まずは価格の話がしたい。A商品は、なんでこんなに料金が高いの？B商品は、他社と比べても高くて競争にならない。Discountをしてほしんだけど・・」
と全然違う方向に話を持っていかれることが起こりえます。
ここで、「理解している。だからこそ、まず仕様の話がしたいんだ。なぜならA商品とB商品では、仕様が違うから、料金が異なる。しかし商品開発前の今なら、まだ仕様を変えて価格も調整することができる。なのでまずは、市場の要求を確認して、仕様の取捨選択をしたい。その上で価格の話をしよう」
など、とっさに切り返せるなら良いのですが、これはなかなか困難です。
結局、お互いのゴールが達成できず、非生産的な会議が行われることになります。
また、大切なのは、メールで良いので、ゴールとアジェンダを箇条書きにして
事前に送り、その場でそれを両者で見ながら、きちんと合意をすることです。
事前に送っておくだけだと、相手が見ていなかったり忘れていたりすることもあるので
事前送付＋その場での合意形成は、セットです。
■ルール②：日本語で話すときは必ず断りを入れる
日系企業で、日本人が複数、非日本人も複数で電話会議をするような場合に起こりがちなのが
突然マネージャー同士が日本語で話し始めるようなケースがあります。
そして、10分ほど話終えて、急に、「うん、XXという結論にしよう。どう思う？」と急に英語に戻る。
これは相手にとって、大変失礼な行為であるとともに
同じ会社であったとしても、ビジネスパートナーとして信頼を損なう行為です。
自分が出ている会議で、急に重要な点がタイ語で話されたら不快じゃないでしょうか？
自分に知られると不利益な内容があるのではないか、と勘ぐってしまうと思います。
一方で、細かい内容は日本語で確認したほうが生産性が高いこともあるため
私は、ルールさえ守れれば、日本語での途中議論は、全然アリだと思います。
しかしその場合は必ず
「すみません、内容が複雑なので、少し日本語で議論をさせて下さい」
とことわりを入れることに加えて、
「こういう議論をした結果、XXXという結論になりました」と、日本語で行った議論の経緯を簡潔に英語で伝えるようにしましょう。
■ルール③：面倒でも議事メモを送る
ルール①と②を守り、ちゃんと合意した解が出たと思っても
どうしても、グローバル・コミュニケーションでは、齟齬や勘違いが起きやすいです。
しかし「言った」「言わない」議論ほど、無益なものはなく、結局もう一度会議をする羽目になったり、下手をしたら余計コトがややこしくなる、ということもありえます。
私もこれで何度も痛い目にあいました。本当に・・。
これを避けるために、議論の結果は必ず議事メモに残して全員に送りつけましょう。
ダラダラと書く必要はなく、決定事項とアクションアイテムだけで十分です。
また、記憶が改ざんされる前に？送る事が重要なので、体裁は気にせず、メールに箇条書きで送りましょう。
事前に送付したアジェンダの下に、追記する形でも良いと思います。
なんで毎回俺が書かないといけないんだよーと思う場合は、相手に書かせるがベストなのですが「了解！」と言いつつ、全然送ってこないケースもあるので、私は諦めて自分で書いていました。
ちなみに、相手と画面共有ができる場合は、その場でメモ帳を開いて会議中に打ち込むのが一番はやいです。
ただ、電話会議を仕切りながらメモを取るのは、それなりに慣れが必要なので、一人で対応しないといけない場合は、事後送付でも良いと思います。
